今回は、補助金の支給に向けて不可欠となる経費関係書類の中から、「経費証拠書類」のまとめ方についてご紹介します。

◎採択後は書類管理との戦い

補助金の採択が決定したら、日頃から経費関係書類をしっかりと整理してまとめておく作業を、より一層きちんとしておく必要があります。なぜなら、採択から補助金支給までの書類をファイルにすると、少ない場合でも十数cm、多い場合は数mもの厚さになるという、膨大な量の関係書類を管理することになるからです。またそれぞれの書類には細かい規則があり、1つ間違えるとその部分の補助金がもらえなくなってしまったりもしますので、いわば「書類管理との戦い」にもなります。

◎「経費証拠書類」の管理方法

経費関係書類と一言でいっても、それには様々な種類があります。その中でもまず、経費証拠書類の整理方法の基本は「1品につき9書類」と覚えて下さい。これは、「経費明細表に記載した1品ごとに、以下の9書類をセットで残す」ということです。
・9書類
　「①見積書　②相見積書（一定金額以上の場合）　③契約書（一定金額以上の場合）　④注文書⑤注文請書　⑥納品書　⑦請求書　⑧振込依頼書　⑨領収書」

1品でこれだけの書類をそれぞれ何枚も管理するのですから、書類ファイルが数ｍもの厚さになるのも納得です。これだけのものを管理するには、きちんとした管理体制と分かりやすい管理方法が重要になってきます。何か1つの書類が足りなくて、その補助金がもらいなくなってしまった！ということのないよう、社内で管理をマニュアル化してみるのはいかがでしょうか。

◎「経費証拠書類」の管理方法と手順

経費証拠書類の管理の手順は以下の通りです。
①管理番号ごとに整理する。　→　補助対象物件ごとに管理番号を付けます。
②時系列で管理する。　→　補助対象物件ごとに、見積もりから支払いの振り込みまでの取引に生じる伝票類を時系列に管理します。
③種目（費目）別支出明細によって管理する。　→　種別（費目）ごと（例えば原材料費、構築物費など）にとりまとめます。

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