それなりの準備を！書類提出時は「第一面接」

今回は、書類提出時の準備についてご紹介します。

◎書類審査から面接までに絞り込まれる

補助金の審査は、面接なしで書類審査のみのものもありますが、基本的には書類審査と面接の2段階になっています。書類審査から面接までには大分絞り込まれ、仮に倍率20倍の補助金があったとすると、面接の段階で2倍程度になるのが普通です。面接の段階で大きく絞り込まれる理由は以下2つあります。
・審査委員も時間は限られているので、そんなにたくさんの面接をしている時間がない。
・面接で確認できることは限られており、書類で分からなかったことの確認程度である。

面接の段階の倍率が2倍程度ということは、面接通知が届いたらもう半分は合格しているのと同じことになります。一方で倍率2倍とは半分は落ちるということなので、気を許すことはできません。

◎書類提出時を「第一面接」と捉える

最初の申請書類の提出方法として「持参のみ」という場合があります。さらに「必ず補助事業を実施する代表者が持参すること」という但し書きまであるものもあります。もちろん、書類の不備などをその場で指摘できるということもありますが、補助金提供者の一番の目的は「候補者と最初の接触を図り、書類からはうかがえない希少な情報源にする」ということなのです。よって、書類提出時はある意味「第一面接」でもあるのです。

◎書類提出時にも準備が必要

「第一面接」と捉えることもできる書類提出時には、それなりの準備が必要です。その注意すべきポイントは以下3点あります。
①書類の内容はすべて口頭で説明できるようにしておく
まず最低限の準備としては、書類の内容はすべて口頭で説明できるようにしておくということです。代表者が持参するのならば問題はないと思いますが、もし他の社員や部下に持参させる場合は、万一提供者から何か質問された時に備え、申請書の内容をすべて把握しておいてもらう必要があります。
②アピールポイントを1つ決め、そのことだけでも話して帰ってくる
提供者への一番のアピールポイントを話すことができれば、事前に提供者に頭に刻み込むことができ、書類審査の際にそれを考慮して読んでくれる可能性があります。
③欲張って無理矢理たくさん話そうとしない
実際の提出時になると、こちらの準備したことをすべて話したくなってしまいます。しかし、提供者側に聞く準備ができていなかったり、話す時間がないような雰囲気の時は、欲張って無理矢理話そうとしてしまうのは非常識と思われてしまい、逆効果です。あくまでもケースバイケースでほどほどにすることが大切です。

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