決算でやるべきこととは？

決算というのはその期のお金にまつわる動きをまとめた報告書のようなものです。
そして企業というのは営利を目的とした団体ですから、その活動のほとんどにお金がくっついています。
つまり決算というのはその期の会社の動きそのものと言っても過言ではありません。
そんな決算書、自分でつくるとしたらどのような手順を踏んでいけば良いのでしょうか。
必要な資料や、作成にあたり気をつけたいことについて解説いたします。

◎まずはその年の資料読み込みから

上場企業など株式公開を行っている会社ではその会計期間は四半期ごとや半期ごとと定められているのですが、これに当てはまらないほとんどの企業や個人事業主は1年間が会計期間として定められています。
つまり、日本に存在する企業や個人事業主のほとんどは1年を区切りに決算を行っているこということです。

さて、今年も決算の時期がやってきたとして、決算書を作るためにはまず何から始めるべきでしょうか。
それはもちろん、資料の整理からです。ここでまず、決算書作成に必要な資料について紹介しましょう。

・現金出納帳・・・日々の現金の出入りを記録してあるもの
・預金通帳・・・会社の資金を預けてあるすべての金融機関の通帳
・給料明細・・・定期的な支出である人件費を証明するもの
・売掛帳/買掛帳・・・現金出納帳や預金通帳には反映されていない取引を確認するための書類
・領収書

これら資料の名前は会社によって呼び方は様々でしょうが、こういった役割を持つ資料らが必要です。
そしてこれらの資料を用意し終えたら、確認に入ります。ですがこの確認作業、ほとんどの会社の決算において、関門として立ちはだかります。

ほとんどの会社において、会計期間は1年間であるということと、企業の活動のほとんどにお金がくっついている、ということは先程お話ししました。
ということはつまり、約1年間の企業活動そのものを数字として確認していかなければならないのです。
会計ソフトの進化によって最近はだいぶ楽になったとは言え、各種データを確認しつつ打ち込んでいくのは、人によっては気が遠くなる作業ではないでしょうか。

もちろん経理担当の方がいる場合や1ヶ月ごとなどの短いスパンで資料の確認を行っていればそれほど負担ではないかもしれません。
しかし、マメに確認している会社はあまり多くはないでしょう。
とくに個人事業主様や会社の経営者様は、やるべきことが山積みになっているはずなので、その時間すら惜しいはず。
結局こうした確認作業は後回しにされ、決算直前に慌ててしまう方が多いのが事実です。

◎決算書作成に際して気をつけること

こうして確認され、会計ソフトに打ち込んだデータは、ソフト内で集計され決算書になります。
ただ、この段階で多くの方がよく間違えてしまうポイントが1つあります。

先程から資料の確認ということで数字上の、いわば帳面上でのデータが大切だと受け取られてしまっているかも知れませんがそうではありません。
決算書において重要なのは、「帳簿上にいくらあるのか」ではなく「現実に預金や現金としていくら残高があるのか」ということです。

飲食店や小売店など現金での取引がメインのところに多く見られるケースですが、記載ミスや記載漏れなどで帳簿と実際にある現金との間に差が生まれてしまっていることがあります。
この場合決算に反映させるべきなのは「帳簿上での数字」ではなく「その時点で金庫やレジに実際にある金額」です。
いくら計算上合わないとしても、現実に存在している現金の存在を無視することは虚偽になりかねません。
決算の日にその場にいくらあるのか。これが決算書作成の基本です。