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記帳や給与計算など経理実務の基礎知識

経理の基本「仕訳」~仮払金の渡し方、精算のしかた

大きな接待や遠方への出張が頻繁にあるような会社では、担当者が個人で立て替える飲食代、宿泊費、交通費などが負担にならないように、事前に支出予定額相当を会社が担当者に渡すことがあります。
これが仮払金というものですね。

接待で飲食をしたり、出張から戻ったときに、あらかじめ支出した仮払金と、実際に使った費用を領収書にもとづいて差額を精算するというのが基本の流れです。
なお、会社の業種などによって、仮払金制度がある会社とない会社があります。

【仮払金を渡す】

①担当者から、事前に必ず「仮払金申請書」を提出してもらいます。
②仮払金を渡す際には「いくら渡したか」「渡されたか」といったトラブルがないようにするため、経理担当者と仮払金を受け取る担当者とで金額を確認し、金銭の受け渡しの際にはサインと捺印をします。

●チェックポイント
 仮払金申請書には、申請した日、金額、仮払日、精算予定日、目的、署名、捺印などが抜けていないかどうか、確認を忘れずに。

例)営業部のAさんに、福岡出張のための仮払金として現金で15万円手渡した
 →この取引では、「現金」と「仮払金」の勘定科目を使います。
  現金出納帳と仮払金補助元帳に記帳することになります。

【仮払金を精算する】

①精算するときには、必ず「仮払金精算書」を提出してもらいましょう。
②過不足金をいくら渡した、渡されたといったトラブルがないようにするため、経理担当者と、過不足金を受け取る従業員との間で金額を確認し、お金の受け渡しの際には、必ずサインならびに捺印をしてもらいましょう。

交通費の精算が多い場合では、別途「交通費精算書」を使います。
仮払金精算書には、「別紙 交通費精算書」と書き、交通費精算書の合計金額を書き込みます。

●チェックポイント
仮払金精算書には、仮払金額(仮払金を渡した日付も記載)、実費金額、過不足金額などが漏れていないかどうか、確認しましょう。

仕訳の際には、「仮払金」の勘定科目を使い、仮払金補助元帳から記帳を行います。
なお、パソコン会計の場合は、仮払金補助元帳に入力すると、自動的に現金出納帳、交際費元帳、会議費元帳、旅費交通費元帳、仕訳帳にも、取引の内容が書き込まれるので、手間が省けますね。

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