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記帳や給与計算など経理実務の基礎知識

書類の保管も経理の重要な仕事です

帳簿をしっかりつけて、決算処理を終えることが経理の基本ですが、それだけで安心してはいけません。
決められた書類を大切に保管することも、経理の仕事の一つだからです。

保存というのは、単に保管することが義務ではなく、調査などがあった場合、税務署の調査官に対し、保存書類を提示することも含まれていると覚えておいてください。

【保存が必要な書類】

帳簿、および帳簿をつける際、作成したり受領した書類(帳簿と併せて帳簿書類といいます)を保存します。

●帳簿の種類

 ・総勘定元帳
 ・仕訳帳(総勘定元帳があれば、仕訳帳のない会社もあります)
 ・現金出納帳
 ・預金出納帳
 ・売掛帳
 ・買掛帳
 ・固定資産台帳
 ・賃金台帳
 ・源泉徴収簿
 ・決算書

●帳簿書類の種類

 ・棚卸表
 ・請求書
 ・注文書
 ・契約書
 ・領収書
 ・預金通帳

【保存期間と保管のしかた】

会社は、法人税法、消費税法の規定により、その事業年度の確定申告書の提出期限から、原則として9年間、帳簿書類を保存することと定められています。

書類がきちんと整理されておらず、年度の違う書類が混在していると、保存期間がわかりにくく、調査などが入ったときに速やかに対応することができませんよね。

おおむね過去3年分くらいの資料だけはすぐに取り出せるようにしておき、それより前の4年分の資料は倉庫などに入れておくといいでしょう。
税務調査があったとしても、基本的には過去3年分の資料を用意しておけば大丈夫です。

保存する際には、年度ごとに保存箱を設け、見えるところに、「第◯◯期 ◯年◯月~◯年◯月」「◯年◯月まで保存」と明記しておきましょう。

●賃金台帳について
税法による保存期間は9年ですが、退職した従業員から過去の給与や社会保険などについて問い合わせがくることもあるので、賃金台帳はできれば破棄しないほうがいいですね。
電子データ(PDF)で保存できれば、9年経過後に紙の資料のみ破棄しましょう。

●領収書について
土地や建物を購入したり、大きな設備を購入した場合、購入した物の保証期間が10年くらいのものもあります。
修理や交換の際、保証書に領収書を貼付することもあるので、金額が大きなもの、保証書付きの物の購入などの領収書は、別に保存するほうがよいでしょう。

●契約書について
契約を交わした取引先とトラブルがあった場合に備えて、できれば永久保存しましょう。

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