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記帳や給与計算など経理実務の基礎知識

経理に必要な資料〜自分で作成するもの【営業部門/製造部門】

営業部や製造部門の仕事を経理が担当するケースについてみていきましょう。
人事部門の仕事と同様、経理が一人で担当することが多いですね。

主な仕事は、営業部の人が使用する「交通費精算書」「交際費精算書」などのひな型の準備です。
初めて記入する人には、書き方を丁寧に教えてあげることも仕事のひとつ。
また、領収書は大切なものなので、紛失しないようお願いしておくことも忘れないでくださいね。

①交通費精算書

交通費は、その都度精算するケース(会社)は少ないでしょう。
週に1度、または月に1度のペースでまとめて精算するケースが多いと思います。
精算は、「交通費精算書」を使います。
PASMOやSuicaなどを利用した場合は、チャージした際の領収書や履歴印字したものを一緒に貼付するようにしてください。
精算した従業員には、もらったお金があっているかどうかを確認してもらい、必ずサインをもらうことも忘れずに。

②接待交際費精算書(会議費精算書)

得意先や仕事関係者との飲食代や手土産など、いわゆる交際費(会議費)については、法人税法の規定により、次の4項目を記載し保存しておかなければなりません。
そのため、交際費領収書1枚につき交際費精算書1枚を書いてもらうのが基本となります。
◎交際費精算書(会議費精算書)に記載する4項目
(1)飲食などをした年月日
(2)飲食などをした相手先会社名、役職、氏名
(3)飲食などをした人数
(4)飲食などに利用した店名
※交際費が多い会社では、税務調査の際にどのような仕事のための飲食か聞かれることもあるので、交際費精算書に、打ち合わせ内容(議題)も書いておくといいですね。
※精算書などを準備できない会社は、(1)〜(4)を領収書にメモ書きしておきましょう。

③納品書(取引先、お客様に渡す場合)

商品を販売したり、サービスを提供したときに、納品の都度、その明細が書かれたものを納品した相手先に渡します。
※納品書がなく、請求書のみを発行する会社もあります。

納品する商品や数量、金額などはしっかりチェックしましょう。
慣れるまでは、何度もチェックしたり、上司にも確認してもらうと安心ですね。

④請求書(取引先、お客様に渡す場合)

商品を販売したりサービスを提供したとき、もしくは月ごとに1度まとめて請求書を作成し、相手先に渡し支払をしてもらうための書類です。
「販売=代金の受け取り」という流れではなく、「販売→請求書の発行→代金の受け取り」という流れのときに発行されます。
※記載に間違いがあると、会社の信用問題にもなるので十分気をつけてくださいね。

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