「発起人の決定書」「就任承諾書」とは　～いよいよ登記。必要書類を準備しよう～

発起人の決定書とは

登記申請書に添付する書類のひとつに「発起人の決定書」があります。
会社の本店の所在地について、「定款では最少行政区画までしか定めていない」ので、発起人の過半数の一致によって場所（番地までを含んだ住所）を決定します。本店の場所について決定したことを「発起人の決定書」として作成します。タイトルは、「発起人の決定書」または「本店所在場所決議書」などと記載しましょう。
もし、定款で番地まで含んだ住所を特定して定めていれば、発起人の決定書は不要ということにですね。公告をする方法を電子公告にしている場合は、サイトのアドレスを決めなければならないので、あわせて発起人の決定書に書きます。

なお、添付する書類の基本的な書き方や用紙などについては、すべて定款と同じなので、定款の書き方を参考にしてください。

就任承諾書とは

「就任承諾書」も、登記申請書に添付する重要な書類のひとつです。
設立時の取締役、代表取締役、監査役（以下まとめて「設立時役員」とします）につき、それぞれの「就任承諾書」を作成することになっています。
発起人が設立時役員を選び、設立時役員が就任を承諾することで、設立時役員が決定します。
取締役が１名の場合は、自動的にその人が代表取締役になるので、代表取締役としての就任承諾書はなくてもかまいません。もちろん、代表取締役の就任承諾書を作成しても支障はありません。しかし、取締役が複数いて、そのうちの１名を代表取締役とした場合は、代表取締役になった人は取締役としての地位と、代表取締役としての地位を得ることになるので、それぞれに就任承諾書を作成するということですね。単に代表取締役の就任承諾書だけを作成するだけでなく、取締役の就任承諾書もあわせて作成するのを忘れないようにしましょう。

就任承諾書に押す印鑑

また、就任承諾書に押す印鑑についてですが、取締役会を置いていない会社は、取締役の就任承諾書に「取締役個人の実印」を押します。
一方、取締役会を置いている会社の場合は、代表取締役の就任承諾書に「代表取締役個人の実印」を押します。それ以外の取締役および監査役の就任承諾書は、個人の認印でも差支えはないのですが、就任承諾書は本人の就任の意思確認をする書類なので、「実印」を使ったほうが望ましいといえるでしょう。

※記事に含まれる法令等の情報は、記事作成時点のものとなります。法令等は随時変わる可能性がありますので、本記事を実務に生かされる際には最寄の税務署か税理士へ確認してください。