電子定款の認証　～定款の認証を受けるときのポイント～

電子定款の認証の特徴は、紙に氏名を書いてハンコを押す署名押印の代わりに、電子文書に電子署名をする点と、法務省の登記・供託オンライン申請システムの申請用総合ソフトを使って、PDF化した定款を送信する点にあります。
電子定款の認証をすると、紙でするのに比べて収入印紙代４万円が不要となります。費用は安くなりますが、揃えなければならない機器やソフトウエアがあるので、場合によっては紙の定款以上に費用や手間がかかることもあります。
電子定款の認証までの注意点は、紙の定款と同じ作業になります。訂正印や捨印で間違いを訂正することはできないので、公証役場での事前チェックは必ず行ってもらいましょう。

【電子定款認証の流れ】

　利用環境の確認
　↓
　機器や電子証明書の取得
　↓
　定款の作成（紙の定款の認証と同じ作業）
　↓
　公証役場・法務局に事前に定款を見てもらう（紙の定款の認証と同じ作業）
　↓
　ワードソフトで作成した定款をソフトでPDFR化する
　↓
　PDF化した定款をソフトを使って電子署名する
　↓
　申請用総合ソフトのダウンロード・事前準備
　↓
　申請用総合ソフトを使用して定款を送信する
　↓
　公証役場に定款を受け取りに行く

まず利用環境の確認ですが、オンライン上で申請をするので、パソコンが必要となります。使用しているパソコンが推奨環境に該当しているか、法務省のホームページにある「オンライン申請のページ」で確認しましょう。

【電子証明書の取得のしかた】

紙の定款の署名押印にあたるのが、電子署名です。電子定款は紙のように印鑑を押すことができないので、電子署名をし、その電子署名を本人が行ったことの確認として電子証明書を送信します。
電子証明書は、認証機関へ申込みをし、本人確認がとれれば発行されます。個人の場合は、地方公共団体による公的個人認証サービスが手軽でお勧めです。

PDF変換ソフトで定款をPDF化し、PDF署名プラグインソフト（法務省登記・供託オンライン申請システムのサイトからインストール可能）を利用して、定款に電子署名を付与します。

さて、電子定款の認証は、どの公証人でもできるわけでありません。法務大臣から指定を受けた公証人（指定公証人）のみとなります。依頼する公証役場に指定公証人がいるかどうか、あらかじめチェックしておきましょう。

申請用総合ソフトのダウンロード、事前準備が終わったら、PDF化した電子署名済みの定款を送信します。そして、指定公証人の電子定款の認証が終わったら、公証役場に出向いて電子定款を受け取ります。定款はデータで渡されるので、CD-R、USBメモリなどの電子媒体を用意しておきましょう。

※記事に含まれる法令等の情報は、記事作成時点のものとなります。法令等は随時変わる可能性がありますので、本記事を実務に生かされる際には最寄の税務署か税理士へ確認してください。