請求書と領収書②管理方法について

前回は、請求書、領収書の発行の流れと注意点についてお伝えしましたが、今回は管理方法についてご紹介します。

◎請求書の管理方法

請求書の管理は以下の流れになります。
①領収書を受け取ったら、そこに書かれている内容が正しいかを早めに確認します。
　⇒　確認事項：取引内容、支払金額、支払方法（振り込み・預金口座からの引き落とし、現金払い）、支払期日等
②紛失しないように保管します。保管方法は以下の2つがあります。
　⇒　・支払いをする月ごとにファイルします。…毎月のように出てくる仕入先は「仕入先元帳」などを作成して管理します。
　　　・支払先ごとにファイルします。
③資金繰りのために1カ月分の支払予定一覧表を作成します。
　⇒　1カ月分の支払予定が一目で分かり、把握しやすくなります。
④支払期日がきたら支払いをします。
⑤請求書や支払予定一覧表と突き合せをして支払先、支払金額などが正しいかを確認します。

◎領収書の管理方法

領収書の管理は以下の流れになります。
①領収書を受け取ったら、そこに書かれている内容が正しいかを早めに確認します。
　⇒　実際に支払った金額と突き合わせをします。
②紛失しないように保管します。保管方法は以下がオススメです。
　⇒・スクラップブックに日付順で貼る。…1カ月で1冊、3カ月で1冊など、期間に対する冊数をあらかじめ決めて使うと整理や検索が効率よく行えます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　また後でチェックしやすいように、領収書は同じ方向にして重ならないように貼りましょう。

◎再発行不可！紛失に注意

経理には、毎日請求書以上に多くの領収書が回ってきます。よってしっかりと整理し保管しておかないと紛失してしまう危険性もあるのです。基本的に領収書は再発行してもらえません。よって紛失してしまうと取り返しのつかないことになってしまうので、最大限の注意を払いましょう。毎日忙しいからと領収書の処理を溜めてしまうと間違いや紛失のもととなってしまうので、毎日しっかりと処理することが大切です。

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