経費関係書類のまとめ方④「証拠物件整備」と「実績報告書」

今回は、補助金の支給に向けて不可欠となる「証拠物件整備」と「実績報告書」についてご紹介します。実績報告書の提出と確定検査の実施を受ければ、晴れて補助金が支給されます。いよいよ補助金採択決定から補助金支給までの、長かった道のりのラストスパートとなります。

◎「証拠物件整備」は「3つの証拠」を残す

証拠物件整備のポイントは「3つの証拠」を残すことです。そして可能な限り証拠をストックしておくことが大切です。その証拠は大きく分けて下記の3つがあります。
①「写真」を残す（事前、事後の2回）
　・購入物件の納品時
　・加工の前後（外注加工を含む）
　・技術指導現場（指導ごと）
　・展示会のブース、展示物の状況、当日の会場風景
　・梱包前　・運搬前後

②「現物」を残す
　・加工したもの
　・加工失敗品

③「記録」を残す
　・議事録
　・日誌、週報
　・作業メモ
　・実験データ　・図面

◎「実績報告書」の提出

補助事業が完了したら、実績報告書を提出します。実績報告書は以下の内容等からなり、所定の書式に記入して作成します。
・試作品開発等結果報告書
・決算総表
・収支明細書
・取得財産等管理台帳
これらの書類のまとめ順の例は以下のようになり、実績報告書の提出後、確定検査の実施を経て補助金が支給されます。

①表紙　②試作開発結果報告書　③決算総表　④原材料費支出明細書　⑤管理番号○証拠書類　
⑥機械装置費支出明細書　⑦管理番号○証拠書類　⑧直接人件費支出明細書　⑨管理番号○証拠書類

◎補助事業終了後の流れ

補助事業終了後5年間、毎年補助事業の成果の企業家状況等について「企業化状況報告書」および「企業化状況等の実態把握調査票」を提出する義務があります。これらの書類の作成は、それ程大変なことではありませんので、心配する必要はありません。
また、補助事業者は補助金の使途、経理内容および研究の経緯等について、国の検査機関である会計検査院の実地検査を受ける場合があります。受験の時期、必要書類等については事前に連絡が入ります。

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