中小企業は社内の金庫を捨てることでコストカットできる！？

社内に金庫を持つこと。これは効率が悪いだけでなく、リスクも発生します。
では、金庫を持たないとはどういうことか？どうすれば良いのか？考えてみましょう。

こんにちは。税理士の黒川です。
今月は知人の営業マンさんからのご紹介で、運輸業E社様に伺い、セカンドオピニオンとしてのアドバイスをしてきました。

　　　　　　　　　　 　【Ｅ社 会社概要】
業種・・・運輸業　　売上・・・約5億円　　業績・・・黒字　　従業員数・・・25名

セカンドオピニオンの準備
会社にお伺いし、まずは10分ほど直近の決算書と申告書を拝見しました。
指摘させていただく内容をメモしながら、お話をうかがっていると経理社員の話が出てきました。
業務拡大により、経理業務が増えてきたので、経理の社員を増員したいとのこと。このご時世に立派です。

経理については私もプロです。
どのように業務を行っているか、かなり詳細にお聞きしました。そうしたところ、かなり改善の余地があるやり方をしているようでした。
例えば、経理スタッフの方は、営業マンさんや運転手さんが駐車代など細かい経費を使ったとき、その都度、精算をしているそうです。
精算する人に経理部に来てもらい、出金伝票を書いてもらい、金庫からお金を出して渡しているそうです。

セカンドオピニオンとしてのアドバイス
まずは社内の金庫を廃止することをご提案しました。
経費の精算は、給与の締め日など月に一回のタイミングでエクセルの精算書を作ってもらい、給与と一緒に振り込んで精算する。経費の領収書は精算書の裏に貼ってもらいます。
よく移動電車代や通勤費などは、普通の会社でも月に一回の精算ですよね。あれと同じにするのです。

これで、
　・その都度の精算の事務手続き時間がカットできます
　・金庫のお金を集計する時間・両替に行く時間がカットできます
　・精算書を作ってもらうので、会計ソフトの入力時間も減らすことができます
　・社内に現金を置かないことにより、盗難などのリスクを減らすことができます

その他にも、数種類の合理化のアドバイスをさせていただきました。こちらは来月号の記事にしたいと思います。

結果
社長は「そんな方法があるのですね！経理の増員については合理化した後に考えてみます」とのこと。
この合理化の方法は、すぐにでもやってみるとのことで、こちらもお伝えした甲斐がありました。
経理の方法については、「前からそうだから」と変化があまりない場合が多いようです。
そのあたりの改善に切り込めるのも、セカンドオピニオンだからこそできることかもしれませんね。

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人件費は費用だけでなく、リスクも高いのが現状です。
まずは、「採用せずに業務を回すとしたらどうすれば良いだろう？」
ということを徹底的に考えてみてはいかがでしょう？