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今月のセカンドオピニオン

書類に関するムダな経費、ムダな時間!

書類の置き場としてムダな家賃を払ったり、書類を探す時間がムダにかかったりしていませんか?
“書類の電子化”をすると、劇的に改善されます!


こんにちは。税理士の黒川です。
今月は知人の社長さんからのご紹介で、引越業F社様に伺い、セカンドオピニオンとしてのアドバイスをしてきました。

                    【会社概要】
業種・・・引越業  売上・・・約40億円  業績・・・黒字  従業員数・・・約250名

セカンドオピニオンの準備
会社にお伺いし、まずは10分ほど直近の決算書と申告書を拝見しました。
少し確認させていただきたいことがあり、経理資料を見せていただくことになりました。

経理資料を探す経理社員さん。
さすが売上40億円の会社さん。経理資料が膨大です。例えば引越1件につき、1枚の明細があったりします。
毎日100件以上の引越をやっているので、すぐに書類で溢れ返ります。

この明細だけでも、膨大な枚数です。年間で数万枚は発生します。

倉庫にはこの明細が入った段ボールが山積み。その中から、目的の資料を探し出すのは、すごく大変・・・
倉庫まで行くのが面倒だし、探し当てるのに時間がかかる。

倉庫代だって坪数からいって月に数万円は払っています。もったいない・・・



セカンドオピニオンとしてのアドバイス
書類はスキャンして電子化することをご提案しました。
電子化すれば、書類は捨ててしまってパソコンに保存できます。倉庫は空っぽ。解約すれば家賃が浮きます。

さらに、電子化したデータの名称を検索しやすいようにしておけば、資料を探す時もすぐに見つけられます。
資料を探す時間の短縮になりますね。

これからの時代は、電子化です。

ただし、電子化して保存することは前もって税務署に申請が必要です。
そして、3万円以上の領収書など、必ず紙で保存しなければならない書類もあったりしますので注意を。

また、領収書などは色んな形があるのでスキャンは大変です。
あまりに時間がかかりそうなら、領収書だけは紙で保存するのもアリだと思います。
そこは、費用対効果を測りながらご検討ください。

結果
経理社員さんは「確かに便利ですね。電子化は前から気になっていましたが、これを機会に取り組んでみます」とのこと。
経理部以外にも、電子化に取り組める部署はあるので、進めていただければと思います。

黒川事務所でも、もちろん電子化はやっています。
雑誌の回覧が終わったらスキャン。打合せが終わったらメモ書きをスキャン。とにかくスキャンします。
スキャンのソフトは、ゼロックスのドキュワークスを使っています。とても便利です

0120-964-316