1年間まとめて帳簿すると思わぬロスがある

小規模な会社ほど、１年間分まとめて帳簿を作成するといったことが、割と当たり前のように行われていたことも事実です。
経営者の意識の中に、「帳簿は税務申告のためにつくっているのだから、申告に間に合うようにまとめてつければいい」、つまり、申告に間に合いさえすれば、まとめ記帳も問題ないと考えていたのでしょう。

しかし、領収書や請求書などの証拠書類を適切に整理・保存していないと、みすみす経費にできるものができなくなってしまうこともあります。
また、領収書を保存していたとしても、１年前のものなどは、何を目的に支出したものか、わかりにくいというのが本当のところだと思います。
しかしながら、帳簿のまとめ記帳は不正や誤謬の温床です。
正しい会計のためには、取引発生後すみやかに帳簿に記帳して、記録として残すこと。これは絶対に欠かせないことです。

会社法では、会計の信頼性を今まで以上に重視しているため、決算書のもととなる帳簿、それも帳簿の記帳という「入口」から規制を設けることになり、今に至っています。いくら「出口」であるディスクロージャー情報を精緻化しても、そのもとになる帳簿記録が不完全だとすれば、会計情報はまったく無意味なものになってしまいますね。まとめ記帳は、会社法違反でもあります。

また、刑事訴訟法でも、帳簿は証拠能力があるものとされています。

なぜなら、商業帳簿など、業務の通常の過程において、作成された書面は、一般に業務の遂行に際して規則的、機械的、かつ継続的に作成されるものであり、作為の入り込む余地が少なく、正確に記載されているものと期待されているからです。ここで重要なのは、「業務の通常の過程において作成された」というところ。言い換えれば、まとめ記帳では証拠にならないということですね。

経営者様は、正確かつ適時な記帳が自社を守るという認識をぜひもっていてください。
「適時性」の定義は、会社計算規則でも明らかにされておらず、当然とのこととして扱われているようですが、解釈論としては、現金取引はその都度、信用取引（掛取引）は請求書を発行するまで（通常は１カ月以内）とすることが一般的であると思われます。つまり、遅くとも翌月末までに前月の月次決算ができなければ、問題があるということですね。

※記事に含まれる法令等の情報は、記事作成時点のものとなります。法令等は随時変わる可能性がありますので、本記事を実務に生かされる際には最寄の税務署か税理士へ確認してください。