記帳や給与計算など経理実務の基礎知識

経理に必要な資料〜領収書・請求書・納品書・小切手

経理の作業を行ううえでは、以下のような書類を取り扱うことになります。
・商品を仕入れたときにもらう納品書や請求書
・代金を支払ったときにもらう領収書
・商品を売ったときに発行する納品書や請求書
・代金をもらったときに発行する領収書
・預金通帳 など

ではもう少し具体的に、経理に必要な資料について、今回は見てみましょう。

【領収書・レシート】

①商品を仕入れたり、物を購入したり、サービスを受けたりしたとき、
現金や手形、クレジットカードで支払った証明として相手先から受け取るのが領収書です。
②領収書の代わりに、レシートでも、領収書と同様の記載事項があれば問題ありません。
③取引先へ渡すお祝い金やお見舞金、香典などは領収書がないので、次の事項をメモ書きなどで保管しておきます。
 ●支払いの日付
 ●支払先会社名
 ●役職、氏名
 ●金額
 ●内容
④領収書を受け取った時には、以下のような記載事項を確認します。
 ●宛先が当社になっているか
 ●支払った日付
 ●金額
 ●内容(○○代として)
 ●支払先
 ●捺印
※収入印紙は金額によって必要となります。割印が押されているか確認しましょう(クレジットカードで支払った場合は収入印紙は貼付されません)

【請求書】

①商品を仕入れたり物を購入したり、サービスを受けたとき、または月単位でまとめて請求書をもらい、それに基づいて支払いを行います。
②「物を購入→支払い」という流れではなく、「物の購入→請求書の到着→支払い」という流れのときに発行されます。
③請求書を受け取った時には、以下のような記載事項を確認します。
 ●宛先が当社になっているか
 ●支払先口座
 ●請求元
 ●振込手数料をどちらが負担するか
 ●請求金額

【納品書】

①商品を仕入れたり、物を購入したり、サービスを受けたとき。その都度、発行されます。
納品日、納品された商品名、数量、単価、合計金額が記載されています。
②部品や食材など毎日仕入れたり、文房具などをネットで購入する場合は、納品書が商品に同梱されてきたり、手渡しされることもあります。

【小切手】

①小切手を受け取ったら、「受け取った日の翌日」から10日以内に呈示しましょう。
※呈示とは...受け取った小切手を銀行などへ持ち込むこと
支払呈示期間をすぎても、振出人から支払委託の取り消しがなければ、支払いを受けることができます。
②受け取った小切手は、いつでも会社が取引している銀行などへ呈示することができます(実際にお金を引き出せるのは3営業日後です)
③直接支払い銀行の窓口へ行くと、店頭ですぐに小切手に書かれた金額を受け取ることができます。
④振出日が現在よりも先の日付になっていることがあり、これを先日付小切手といいます。その日付がきてから銀行などへ持ち込むことになります。

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